私流スケジュール管理の工夫_仕事編
◆私の生活は、仕事と家庭と私自身の3つに分かれています。一日の時間は限られているので、この3つが互いにシェアを争うことになる。平日の大半を占めるのは仕事、週末の大半を占めるのは家庭、一番ないがしろになってしまうのは、私自身。これは私と同じように仕事を持っている人は、おそらく同じ状況でしょう。気を抜いていると、あっという間に仕事が生活の大半を占めてしまい、深夜から休日まで占領してしまうのも同じ状況だろうと思います。このような状況下で私がしている工夫を書こうと思います。
◆私の職場はイントラネットにノーツを利用しています。個々人のスケジュールもノーツで管理しており、公開を原則としており、会議招集もノーツで行なわれます。通常、5人で会議をする場合、主幹者は、
- 5人それぞれに予定を確認、
- スケジュールを調整し、日程を決める
- メンバーに通知する
を行います。１と３の間に、メンバーのスケジュールが変わってしまえば、もう一度最初からやり直しとなります。私の職場では、個々人のスケジュールの公開を原則としているため、会議を行なう場合、主幹者は
- 会議招集メールを立ち上げ、メンバーを指定し、全員のスケジュールが一致する時間を検索
- 一致した時間を指定して招集メールを送信する
だけで、会議招集が完了となります。全員の予定を一度に閲覧できることで会議招集の効率化がなされます。この方法のメリットは、効率化だけでは無いように思います。会議招集者が明確なので、誰が、何の目的で会議を招集しているのかを自覚させる効果があると思っています。会議を招集する際にはアジェンダを招集メールに記載して送るように心がけています。
◆このように、スケジュール公開というのは大きなメリットがあるものですが、同時にデメリットもあります。それは、ぼんやりしていると、早朝から深夜まで自分の意向とは関係なく会議招集されてしまうという事です。そこで、私がしているのは、
- １９時以降の時間帯は「アポイントは要相談で」と自分のスケジュールをブックし、むやみやたらと会議予定が入らないようにする
- 大きな会議の準備や各種の企画など、デスクで考える必要がある業務については、締め切りから逆算してワークの時間を自分で入れておき、会議などで招集されるのを防ぐ
- 家庭の行事、有休予定なども数ヶ月から半年単位で決めておき、あらかじめ終日の予定として「有休」をスケジュールに入れておく
- 入れておいた予定の開始時刻10分までにアラームが出るようにセットしておくことで、たらたらと時間を過ごすのではなく、区切り区切りで頭の切り替えができるようになります。
- そうはいっても遅れがち・こぼれてしまいがちな「企画業務」のキャッチアップには、毎朝8時前に出勤しているので早朝の時間をこれにあてる
◆ノーツ以外の工夫としては、早朝出社と「業務日誌」。業務日誌というと、なんだかメーカーの新人がやる日報のような名前ですが、これは私の日記のようなもの。エクセルの行に「業務詳細」「マメジメント」「ネットワーク」「家庭」など、自分の記しておきたいカテゴリーを置き、列に1月1日から12月31日までを入れて置きます。1年を1枚のシートとし、日々の業務で気がついたこと、起きたことなどを簡単に入れて置きます。これに要する時間は約１０分。仕事だけではなく、プライベートについても簡単に記して置きます。一つのファイルにシートは2枚。今年のシートと、前年のシートをコピーして入れて置きます。このように記録しておくことのメリットは、
- 簡単に記載することで、自分の仕事の進め方やパターンが見えてくるので、失敗を繰り返さないことにつながる
- ネットワークやメンバーマネジメントなど、気がついた時に記しておくことで、小さな兆しを見逃さないことにつながる
- 毎年行なっている業務については、前年の同時期に何をしていたか、何を重要と考えていたかを参照することで改善できたり、深めていくことができる
- くたびれたなぁと思ったときは、過去の同じ日付を読み直し、「こんなことも乗り越えてきたんだもん、私って偉いじゃん」と自分を褒めて勇気付ける
といった効能もあります。
◆結果、どのような状態になっているかというと、私の平均的な1日は、
- 朝8時前に出社。端末を立ち上げ、今日のスケジュールを確認。前日の帰宅後に届いたメールに目を通し、企画業務や書き物系業務に集中。
- 前日帰宅後のことで業務日誌に記載したいことがある場合は、ここで入力
- 9時から18時過ぎまでは、会議、打合せ、取材、外出でほぼ埋まっていて、デスクに戻るのは会議の合間や昼休み
- 19時から20時頃にその日の業務を日誌につけて、営業終了
というパターンです。
◆平日の大半をしめる仕事の時間管理は、プランアヘッドを基本に行なうことに尽きますが、とはいえ、いくらスケジュール管理をしても仕事の量は減りません。やはり仕事の仕方も工夫をしていかないと時間効率は上がらず、結果時間に追われる日々に戻ってしまいます。というわけで、次は仕事の進め方の工夫を考えます。
